Konsep dan Ilmu Manajemen Proyek

Konsep manajemen proyek merupakan buah pikiran tentang mannjemen yang ditujukan untuk mengelola kegiatan yang berbentuk proyek. Perumusannya disusun sedemikian rupa sehingga dapat menghadapi dan mengakomodir  perilaku dan dinamika yang melekat pada kegiatan proyek.

Sejak dahulu telah dikenal adanya proyek. Wujud dan skalanya dapat beraneka ragam, mulai dari rumah hunian sederhana sampai dengan candi-candi raksasa. Semakin maju peradaban manusia semakin besar dan kompleks proyek yang dikerjakan dengan melibatkan penggunaan bahan-bahan, tenaga kerja, dan teknologi yang makin terampil dan canggih.

Manajemen Proyek

Akan tetapi, mengapa kegiatan tersebut disebut proyek? Bagaimana halnya dengan kegiatan petani di ladang atau nelayan di laut yang terus-menerus dikerjakan untuk memenuhi kebutuhan hidupnya? Jawaban atas pertanyaan tersebut akan menjadi topik pembahasan bagian awal buku ini, yakni batasan dan penjelasan kegiatan yang berbentuk proyek.

Pembahasan dimulai dengan merumuskan definisi dan membedakannya dengan kegiatan operasional rutin, menyinggung kriteria ukuran besar kecil dan kompleksitas suatu proyek. Pembahasan kemudian dilanjutkan dengan menganalisis dinamika yang melekat pada kegiatan tersebut. Bagian akhir mengetengahkan berbagai tahap serta perilaku yang spesifik selama proyek berlangsung.

Perilaku Kegiatan Proyek

Kegiatan proyek dapat diartikan sebagai satu kegiatan sementara yang berlangsung dalam jangka waktu terbatas, dengan alokasi sumber daya tertentu dan dimaksudkan untuk menghasilkan produk atau deliverable yang kriteria mutunya telah digariskan dengan jelas. Lingkup (scope) tugas tersebut dapat berupa pembangunan pabrik,  embuatan produk baru atau pelaksanaan penelitian dan pengembangan. Dari pengertian di atas maka ciri pokok proyek adalah sebagai berikut :

  • Bertujuan menghasilkan lingkup tertentu berupa prosuk akhir atau hasil kerja akhir
  • Dalam proses mewujudkan lingkup diatas, tentukan jumlah biaya, jadwal serta kriteria mutu
  • Bersifat semetara, dalam arti umurnya dibatasi oleh selesainya tugas.
  • Nonrutin, tidak berulang-ulang dan intensitas kegiatan berubah sepanjang proyek berlangsung

Di samping proyek, dikenal pula program yang mempunyai sifat sama dengan proyek. Perbedaannya terletak pada kurun waktu pelaksanaan dan besamya sumber daya yang diperlukan. Program memiliki skala lebih besar daripada proyek. Umumnya, program dapat dipecah menjadi lebih dari satu proyek. Dengan kata lain, suatu program merupakan kumpulan dari bermacam-macam proyek.

Sasaran Proyek dan 3 Kendala (Triple Constraint)

Selain berbentuk bangunan di atas telah disebutkan bahwa tiap proyek memiliki tujuan khusus, misalnya membangun rumah tinggal, jembatan, atau instalasi pabrik. Dapat pula berupa produk hasil kerja penelitian dan pengembangan. Di dalam proses mencapai tujuan tersebut, ada batasan yang harus dipenuhi yaitu besar biaya (anggaran) yang dialokasikan, jadwal, serta mutu yang harus dipenuhi.

Ketiga hal tersebut merupakan parameter penting bagi penyelenggara proyek yang sering diasosiasikan sebagai sasaran proyek. Ketiga batasan di atas disebut tiga kendala (triple constraint).

  1. Anggaran Proyek harus diselesaikan dengan biaya yang tidak melebihi anggaran. Untuk proyek-proyek yang melibatkan dana dalam jumlah besar dan jadwal pengerjaan bertahun-tahun, anggarannya tidak hanya ditentukan secara total proyek, tetapi dipecah atas komponen-komponennya atau per periode tertentu (misalnya, per kuartal) yang jumlahnya disesuaikan dengan keperluan. Dengan demikian, penyelesaian bagian-bagian proyek pun harus memenuhi sasaran anggaran per periode.
  2. Jadwal Proyek harus dikerjakan sesuai dengan kurun waktu dan tanggal akhir yang telah ditentukan. Bila hasil akhir adalah produk baru, maka penyerahannya tidak boleh melewati batas waktu yang ditentukan.
  3. Mutu Produk atau hasil kegiatan proyek harus memenuhi spesifikasi dan kriteria yang dipersyaratkan. Sebagai contoh, bila hasil kegiatan proyek tersebut berupa instalasi pabrik, maka kriteria yang harus dipenuhi adalah pabrik harus mampu beroperasi secara memuaskan dalam kurun waktu yang telah ditentukan. Jadi, memenuhi persyaratan mutu berarti mampu memenuhi tugas yang dimaksudkan atau sering disebut sebagai fit for the intended use.

Ketiga batasan tersebut bersifat tarik-menarik. Artinya, jika ingin meningkatkan kinerja produk yang telah disepakati dalam kontrak, maka umumnya harus diikuti dengan meningkatkan mutu. Hal ini selanjutnya berakibat pada naiknya biaya sehingga melebihi anggaran. Sebaliknya, bila ingin menekan biaya, maka biasanya harus berkompromi dengan mutu atau jadwal.

– Iman Soeharto –

Leave a Reply